Aprimore Sua Produtividade com a Técnica Getting Things Done

Origens da técnica de produtividade Getting Things Done (GTD)

Criado pelo conselheiro em produtividade e coach David Allen, o método Getting Things Done (GTD) fez sua estreia no livro best-seller de 2001, “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. A essência do GTD reside no princípio de que um indivíduo precisa liberar sua mente das tarefas ao registrá-las em um local confiável, permitindo concentrar-se na execução dessas tarefas em vez de mantê-las em mente.

Qual a definição da palavra “produtividade”?

Produtividade é uma medida de eficiência que relaciona a quantidade de saída produzida à quantidade de insumos utilizados. No contexto de gestão de tempo e trabalho individual, produtividade refere-se à quantidade de trabalho ou tarefas que você consegue concluir em um determinado período. Melhorar a produtividade significa realizar mais trabalho em menos tempo, ou realizar um trabalho mais significativo com seu tempo disponível.

Dez dicas para implementar a técnica Getting Things Done

1. Capture tudo: Todos os seus compromissos, ideias e tarefas devem ser anotados em um sistema confiável, seja um aplicativo, um diário ou uma planilha.

2. Esclareça: Analise cada item e decida se ele é acionável. Se for, determine a próxima ação; se não, decida se deve ser arquivado, descartado ou guardado para revisão futura.

3. Organize: Classifique suas ações por categoria e prioridade. Mantenha listas separadas para diferentes contextos, como chamadas a fazer, e-mails a enviar, ou tarefas para concluir em casa.

4. Reflexão: Reserve um tempo regular para revisar e atualizar suas listas de tarefas.

5. Engajamento: Use o sistema que você montou para determinar o que fazer em qualquer momento dado.

6. Lista de projetos: Qualquer tarefa que requer mais de uma ação é um projeto. Mantenha uma lista de todos os seus projetos.

7. Determinar a próxima ação: Para cada projeto, decida qual é a próxima ação física que você precisa realizar para avançar.

8. Contextualizar: Agrupe tarefas semelhantes com base em seu contexto.

9. Regra dos 2 minutos: Se uma tarefa pode ser concluída em menos de dois minutos, conclua-a imediatamente.

10. Revisão semanal: Reserve um tempo a cada semana para atualizar suas listas e esvaziar sua caixa de entrada.

Dez dicas para melhorar a produtividade diária com Getting Things Done

1. Comece o dia com o GTD: Revise sua lista de tarefas GTD no início do dia para ter uma visão clara do que precisa ser realizado.

2. Use um aplicativo de lista de tarefas: Há vários aplicativos de gerenciamento de tarefas que suportam o método GTD e podem ajudar a manter suas listas organizadas.

3. Mantenha o foco: Mantenha-se focado na tarefa em mãos, evitando multitarefas sempre que possível.

4. Distinguir trabalho e pessoal: Use sistemas separados para gerenciar tarefas de trabalho e pessoais.

5. Evite a sobrecarga: Use o GTD para gerenciar sua carga de trabalho.

6. Faça pausas: Lembre-se de fazer pausas regulares para manter seus níveis de energia.

7. Use o GTD para dividir grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis.

8. Priorize: Use o GTD para identificar suas prioridades e concentrar seu tempo e energia nas tarefas mais importantes.

9. Seja consistente: Mantenha-se fiel ao método GTD, mesmo nos momentos mais agitados.

10. Mantenha a ordem: Use o GTD para organizar todas as áreas de sua vida, não apenas seu trabalho.

1. Aumento do foco: Com todas as suas tarefas anotadas e organizadas, você pode focar mais facilmente na tarefa em mãos.

2. Mais controle: Ter um sistema confiável para todas as suas tarefas pode proporcionar mais controle sobre seu trabalho e sua vida.

3. Visão global: Com todas as suas tarefas e projetos em um único sistema, você tem uma visão completa de todos os seus compromissos.

4. Flexibilidade: O GTD é um sistema flexível que pode ser adaptado para atender às suas necessidades individuais.

5. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: O GTD pode ser aplicado tanto ao trabalho quanto à vida pessoal, ajudando a criar um melhor equilíbrio entre ambos.

6. Maior produtividade: Ao usar o GTD, você pode concluir mais tarefas em menos tempo.

7. Confiança: Com todas as suas tarefas em um sistema, você pode ter certeza de que nada será esquecido.

8. Tomada de decisão: Com todas as suas tarefas e informações organizadas, você pode tomar decisões mais informadas.

Dez técnicas similares ao GTD

1. Eisenhower Matrix;

2. Kanban;

3. Pomodoro;

4. Scrum;

5. Time Blocking;

6. Zerar a Caixa de Entrada (Inbox Zero);

7. Bullet Journal;

8. Mind Mapping;

9. SMART Goals;

10. Deep Work;

A importância do GTD para a produtividade individual

O GTD pode melhorar a produtividade individual, pois fornece uma estrutura para gerenciar tarefas de maneira eficaz. Isso permite liberar sua mente do estresse de tentar lembrar todas as tarefas, liberando energia mental para focar na execução delas.

Exemplo com 30 atividades a serem feitas utilizando o método GTD

Aqui está um exemplo ilustrativo de uma lista de tarefas GTD:

1. Concluir o relatório de vendas do trimestre;

2. Organizar a reunião de equipe;

3. Fazer compras de supermercado;

4. Responder a todos os e-mails pendentes;

5. Agendar a revisão do carro;

6. Planejar as férias de verão;

7. Fazer a declaração de imposto de renda;

8. Comprar um presente de aniversário para a Maria;

9. Marcar uma consulta;

10. Atualizar o portfólio online;

11. Lavar o carro;

12. Estudar para o exame de certificação;

13. Planejar um jantar com amigos;

14. Fazer uma reserva em um restaurante;

15. Ir à academia três vezes por semana;

16. Organizar as fotos de férias;

17. Ler um livro;

18. Assistir a um novo filme;

19. Fazer uma caminhada no parque;

20. Limpar a garagem;

21. Doar roupas antigas;

22. Preparar a reunião de revisão de desempenho;

23. Atualizar o currículo;

24. Inscrever-se em um curso online;

25. Fazer um bolo de aniversário para a festa do Pedro;

26. Comprar novas roupas de ginástica;

27. Marcar um encontro com amigos;

28. Fazer uma limpeza na caixa de entrada do e-mail;

29. Pagar todas as contas;

30. Fazer um piquenique em família no fim de semana.

Exemplo prático ilustrativo

Exemplo ilustrativo da aplicação do método Getting Things Done na vida pessoal e profissional.

Um funcionário sempre se considerou uma pessoa atarefada. Trabalhando como gerente de projetos em uma grande empresa de tecnologia, sua vida era uma combinação de reuniões, e-mails, ligações e prazos que pareciam intermináveis.

Em uma noite, se deparou com um vídeo no YouTube sobre o método Getting Things Done (GTD). Ele então decidiu investir tempo em um curso online sobre o assunto.

Dedicando algumas horas semanais ao curso, foi apresentado ao sistema de cinco etapas do GTD: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Começou a aplicar as técnicas em sua vida pessoal: criou listas de tarefas, definiu projetos futuros, esclareceu suas prioridades e reservou momentos regulares para revisar e ajustar seu sistema.

À medida que incorporava o GTD em sua rotina diária, começou a notar diferenças significativas.

Inspirado por seus próprios resultados, decidiu apresentar o método GTD à sua equipe na empresa. Ele conduziu uma série de workshops para ensinar os conceitos básicos e compartilhar sua experiência. Juntos, a equipe estabeleceu um sistema compartilhado de organização, e as ferramentas digitais foram integradas para facilitar o processo.

As reuniões tornaram-se mais focadas, os projetos eram concluídos com mais eficiência e a satisfação geral aumentou.

O GTD não foi apenas um curso ou uma técnica, mas uma mudança de paradigma que redefiniu sua abordagem à vida e ao trabalho, obtendo bons resultados.

Conclusão

O método Getting Things Done (GTD) é uma abordagem eficaz para gerenciamento de tempo e tarefas. Ao implementar o GTD em sua rotina diária, você pode ganhar mais controle sobre seu trabalho e vida pessoal e aumentar a produtividade. Comece hoje e experimente os benefícios dessa técnica eficiente e flexível.